Geachte heer/mevr.

Door middel van deze brief informeren wij u over factuurfraude. Wij verzoeken u kennis te nemen van de inhoud en deze bekend te maken onder uw leden / werknemers.

Factuurfraude is nog steeds booming business.

Al meerdere keren is in de media bekend gemaakt dat ondernemers geconfronteerd worden met factuurfraude en spooknota’s. De factuur en/of spooknota wordt dan door de (onoplettende) ondernemer overgemaakt naar het vervalste rekeningnummer. Ondanks deze signalen worden ondernemers nog steeds bestookt met vervalste facturen die veel gevallen gewoon worden overgemaakt. Het gaat om vele miljoenen euro’s.

Alleen al in Midden-Nederland werden het afgelopen jaar 9 ondernemers voor meer dan een miljoen euro opgelicht. Ondernemers, medewerkers van financiële afdelingen en/of gemeenteambtenaren betalen deze vervalste rekeningen en komen er later pas achter dat er iets niet klopt. Dan zijn de vervalste rekeningen inmiddels opgeheven en kan het geld niet meer achterhaald worden.

Factuurfraude is een hardnekkig probleem en blijkbaar moeilijk te herkennen. De oplichter maakt dankbaar gebruik van de “het moet gisteren klaar zijn” cultuur, waar bijna elke onderneming last van heeft en waardoor de aandacht bij het betalingsverkeer kan verslappen. De ondernemer is en blijft echter zelf verantwoordelijk voor zijn acties.

Uit analyse van de aangiften die tot dusver bij de politie binnenkwamen bleek dat alle vervalste facturen via de post waren verzonden en waarvan, zo later bleek, het bankrekeningnummer was veranderd. Hierdoor kwamen betalingen terecht op de gewijzigde bankrekeningen en niet op de bankrekening van de leverancier. Ook zijn er gevallen bekend dat de oplichter blanco (voorbedrukt) papier met logo van het bedrijf zelf had gebruikt.

De politie doet alles, wat in haar macht ligt om de daders op te sporen, maar moet ook constateren dat ondanks het succesvol opsporen van de daders, het probleem niet minder wordt. Daders uit heel Europa houden zich hiermee bezig. Om het tij te keren en de factuurfraude te stoppen, is het nodig dat de ondernemer weet onder welke omstandigheden het gebeurt en hoe hij factuurfraude kan herkennen. Daarom wordt in deze brief gedetailleerd ingegaan op de vraag:” wat houdt factuurfraude precies in en wat kan ik doen om het te voorkomen?”.

Facturen worden onderschept.
De oplichters vissen de facturen uit de post. Dit kan gebeuren op het PostNL distributiecentrum of door de postbode tijdens zijn ronde of uit het vak van het (bedrijf) postbusnummer. Het komt ook voor dat de facturen uit de brievenbus van het bedrijf gehengeld worden. Kortom, u doet uw facturen op de post en op de een of andere manier worden die dan onderschept voordat deze bij uw klanten terechtkomen.

Uw rekeningnummer wordt veranderd. Uw onderschepte facturen worden m.a.w. professioneel bewerkt in die zin dat uw rekeningnummer gewist en vervangen wordt door dat van de oplichters. Uw klant die dat niet merkt, maakt het geld over naar de verkeerde rekening. Onfortuinlijk natuurlijk, want u heeft uw geld niet en uw klant wil of kan niet zomaar nog een keer aan u betalen. De wijzigingen worden op verschillende manieren aangebracht. Soms wordt de originele factuur ingescand en met speciale software bewerkt waardoor het mogelijk is een ander rekeningnummer onzichtbaar over het originele nummer te plakken. Soms hebben de oplichters op de een of andere manier blanco postpapier van het bedrijf in handen gekregen. In andere gevallen wordt een begeleidende brief bijgevoegd (in de Engelse taal) waarop is aangegeven dat het rekeningnummer is gewijzigd en in een aantal gevallen worden de facturen van een stempel voorzien waarmee wordt aangegeven dat het rekeningnummer is gewijzigd.

Ook omgekeerd mogelijk!
U betaalt een leverancier en pas later blijkt dat zijn factuur onderschept is. U heeft dan op een verkeerde rekening betaald. Uw leverancier is dan niet betaald en kan dus eisen dat u ‘opnieuw’ betaalt, zij het uiteraard dan op de juiste rekening.

Vooral aannemers worden gedupeerd.
Het lijkt erop dat ‘aannemers’ een gewilde doelgroep is voor de oplichters. Wellicht is dat zo omdat die veelal grote bedragen factureren aan voornamelijk ‘eenmalige klanten’.

Tip aan debiteuren.
Wees vooral alert bij de betaling van de eerste factuur van een ondernemer / aannemer. Het rekeningnummer van die ondernemer / aannemer zit dan nog niet in uw betaalsysteem. Er kan dus nog een verkeerde link gelegd worden tussen de begunstigde die u ingeeft en het vervalste rekeningnummer. Dit geldt natuurlijk voor elke eerste nieuwe leverancier.

Moeten banken die link niet checken?
In het verleden waren banken inderdaad verplicht om het rekeningnummer en de tenaamgestelde te checken. Bleek dan achteraf dat die link niet klopte, dan kon u tot voor kort eisen dat de bank uw geld terugstortte. Met de invoering van IBAN geldt dat niet meer. M.a.w. u kunt het nu uw bank niet meer verwijten. Welke naam u opgeeft, maakt geen verschil meer. De bank moet er alleen voor zorgen dat het geld terechtkomt op de opgegeven rekening. Dat het rekeningnummer vervalst werd, kunt u de bank niet verwijten.

Van wie is die ‘valse’ rekening?
De bank moet u natuurlijk wel kunnen vertellen wie de tenaamgestelde was van die rekening, maar dat is dan ook alles. Andere persoonlijke gegevens zoals achtergrond, strafblad, enz., mogen banken niet opvragen en ook niet registreren. De banken kunnen zich echter wel verbeteren door scherper te zijn bij het openen van rekeningen op basis van mogelijk gebruikte vervalste (Europese) identiteitsbewijzen.

Vermijdt problemen, pas uw workflow aan.

Voor de leverancier:

1. Verstuur uw factuur (ook) digitaal
2. Lukt dat niet, breng dan de factuur zelf naar het postkantoor en laat het niet ophalen.
3. Spreek met de klant af op welk rekeningnummer hij moet betalen. Dat kan bv aangegeven worden via email.
4. Op de factuur kan in de vrije tekst het rekeningnummer worden herhaald.

Voor de afnemer (debiteuren)

1. Check altijd het rekeningnummer. Is het rekeningnummer gewijzigd? Raadpleeg dan eerst uw leverancier voordat u de rekening betaalt en/of de wijziging doorvoert in de financiële administratie (betaalsysteem).
2. Vraag om de factuur door te mailen. Komt het een en ander niet overeen of heeft u niets om mee te vergelijken, vraag dan voor alle zekerheid om de factuur door te mailen. Die elektronische post kan niet onderschept worden. Blijkt dat het nummer op de papieren factuur vervalst werd, dan weet u hoe laat het is.
3. Controleer of de afzender van een verdachte factuur staat vermeld bij het    

Steunpunt Acquisitiefraude

O.Lammers.

Teamleider Finec.